Wstęp

Program Office SharePoint Server 2007 to aplikacja serwera wchodząca w skład pakietu 2007 Microsoft Office System. Podstawowe obszary funkcjonalne aplikacji:

• Tworzenie i gromadzenie informacji oraz zarządzanie nimi (w tym informacjami o członkach Organizacji)
• Zwiększanie efektywności pracy członków Organizacji
• Kontrola dostępu do informacji
• Praca grupowa i wymiana informacji
• Wyszukiwanie informacji
• Zarządzanie zawartością intranetu, ekstranetu oraz witryn internetowych Organizacji
• Automatyzacja procesów biznesowych
• Analiza biznesowa

SharePoint Server pozwala projektować witryny dostępne za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Treść witryn jest generowana dynamiczne na podstawie dostępnych w systemie danych. W zależności od potrzeb witryny takie są udostępniane tylko członkom Organizacji, wybranym Organizacjom partnerskim lub wszystkim internautom.

Wszyscy członkowie Organizacji mogą aktywnie uczestniczyć w procesie budowania przewagi konkurencyjnej w oparciu o informacje. Pomaga im w tym szeroka integracja z aplikacjami takimi jak Word, Excell, Access, Outlook i inne. Wszystkie te aplikacje mogą służyć do tworzenia i publikowania zawartości w witrynach SharePoint Server. Dodatkowo SharePoint Server udostępnia liczne narzędzia takie jak kanały RSS, spersonalizowane witryny członków Organizacji, wskaźniki dostępności użytkowników czy alerty e-mail, które dodatkowo ułatwiają pracę.

Podstawowe elementy SharePoint Server

Uprawnienia

Dzięki możliwości definiowania poziomów uprawnień oraz grup użytkowników Organizacje mogą wdrażać elastyczne polityki dostępu do danych. Uprawnień można udzielać do dowolnie wybranych elementów (np. dokument) lub ich zbiorów (np. folder lub cała biblioteka dokumentów). Poza ogólnymi zasadami dostępu, użytkownicy o odpowiednich uprawnienia, mogą przydzielać wybrane uprawnienia do wybranych elementów dowolnym użytkownikom. Takie podejście jest szczególnie doceniane w momentach zmiany struktury organizacyjnej.

Listy

W SharePoint Server dane są przechowywane i wyświetlane w listach (rekordy są przechowywane w wierszach listy). Dzięki temu Organizacja nie musi przechowywać ujednoliconych danych w osobnych plikach. Na przykład wszystkie tygodniowe raporty sprzedaży można przechowywać w jednej liście, której jedna z kolumn informuje o numerze tygodnia, z którego pochodzi raport. Ułatwia to i przyspiesza wyszukiwanie oraz analizę danych. W listach są przechowywane również ogłoszenia, profile użytkowników, posty na blogach co dodatkowo ułatwia i przyspiesza wyszukiwanie danych.

Kalendarze

W kalendarzach przechowywane są informacje o spotkaniach o raz zadaniach. Kalendarze można tworzyć dla poszczególnych członków Organizacji oraz dla zespołów.

Biblioteki dokumentów

W bibliotekach dokumentów można przechowywać dokumenty związane z zespołem, działem lub organizacją. Istnieje możliwość tworzenia osobnych bibliotek dla obrazów oraz dla slajdów PowerPoint. Biblioteki pozwalają zarządzać okresem ważności dokumentów ich metrykami oraz zadaniami związanymi z dokumentami (aktualizacja, archiwizacja).

Biblioteki sterują pracą nad dokumentami. W zależności od preferencji umożliwiają lub uniemożliwiają równoczesną prace nad dokumentem oraz pozwalają zarządzać wersjami dokumentów, statusem ich zatwierdzenia oraz publikowaniem ich w odpowiednich witrynach.

Strony

Gotowe szablony stron wykorzystywanych w witrynach SharePoint. Projektowanie stron oraz zasad wyświetlania w nich wybranych danych (dokumenty, zadania, spotkania, elementy list) pozwala dostarczyć każdemu użytkownikowi tylko odpowiednie informacje. W szczególności spersonalizowane strony członków Organizacji służące do takiego wyświetlania wybranych przez właściciela strony informacji jakie jest dla niego najwygodniejsze i najefektywniejsze. Możliwe jest również tworzenie wyspecjalizowanych witryn usprawniających pracę zespołów nie zależnie czy praca ta ma na celu realizację międzynarodowego projektu czy opracowanie dokumentu z nowa procedurą pracy.

Formularze

Formularze pozwalają gromadzić w listach dane wprowadzane przez członków Organizacji lub jej interesariuszy. Służą do tworzenia ankiet, formularzy kontaktowych, formularzy zamówień czy formularzy pracowniczych takich jak wnioski urlopowe lub zamówienia materiałów biurowych.

Strony typu wiki

Pozwalają tworzyć zarządzane przez członków Organizacji bazy wiedzy.

Automatyczne przepływy pracy

Możliwość projektowania i wdrażania złożonych automatycznych przepływów pracy pozwala przyspieszyć obieg dokumentów oraz procesy decyzyjne (w szczególności procesy weryfikacyjne i akceptacyjne). Przepływy pracy SharePoint Server pozwalają zachować zdroworozsądkową elastyczność konieczną do płynnego przebiegu procesów. Ponadto w systemie pozostaje pełna dokumentacja elektroniczna o przebiegu procesu oraz osobach odpowiedzialnych za poszczególne decyzje.

Wyszukiwanie

Zaawansowane i nowoczesne mechanizmy wyszukiwania pozwalają znaleźć odpowiednie informacje stworzone i zarządzane nawet użytkowników, których nie znamy. Poprzez wyszukiwanie w blogach i profilach użytkowników pozwala nam również wyszukać członków Organizacji, którzy mogą nam pomóc, nawet jeśli do tej pory nie poznaliśmy ich osobiście.

Podsumowanie

Dzięki programowi Office SharePoint Server możliwe są m.in. następujące działania:

• Efektywna współpraca z innymi osobami w organizacji za pośrednictwem kalendarzy zespołów, bibliotek dokumentów zespołów, blogów projektów, baz wiedzy zespołów.
• Tworzenie osobistych witryn, które umożliwiają zarządzanie informacjami i udostępnianie ich innym użytkownikom.
• Tworzenie wyspecjalizowanych witryn zespołów.
• Znajdowanie osób, wiedzy i danych w aplikacjach biznesowych.
• Zarządzanie dokumentami, rekordami i zawartością sieci Web.
• Obsługiwanie formularzy biznesowych w formacie XML, które są zintegrowane z bazami danych lub innymi aplikacjami biznesowymi.
• Łatwe publikowanie raportów, list i kluczowych wskaźników wydajności (KPI) przez tworzenie łączy do aplikacji biznesowych, takich jak SAP, Siebel i Microsoft SQL Server 2005.
• Zarządzanie wersjami dokumentów i treści oraz publikowaniem ich w witrynach wewnętrznych, partnerski i publicznych.

Integracja z Office

Program Office SharePoint Server został zaprojektowany z myślą o efektywnej współpracy z innymi programami i serwerami pakietu Microsoft Office System. Przykładowe możliwości:

• Jeśli użytkownik korzysta z programu Microsoft Office PowerPoint 2007, może utworzyć bibliotekę slajdów programu PowerPoint i udostępniać ją innym użytkownikom w witrynie programu Office SharePoint Server 2007.
• Jeśli użytkownik korzysta z programu Microsoft Office Access 2007, może przełączyć listę programu SharePoint do trybu offline i za pomocą funkcji raportowania dostępnych w programie Office Access 2007 wyświetlać dane i tworzyć raporty. Na przykład podczas podróży można mieć lokalną kopię listy SharePoint na komputerze przenośnym, gdzie można ją edytować i badać tak, jakby była ona dowolną tabelą programu Office Access 2007. Formularze i raporty korzystające z listy programu SharePoint są w pełni interakcyjne, a program Office Access 2007 może później zsynchronizować listę lokalną z listą w trybie online, gdy komputer przenośny użytkownika znajdzie się ponownie w trybie online.
• Jeśli użytkownik korzysta z programu Office Outlook 2007, może przełączać biblioteki dokumentów do trybu offline. Foldery programu SharePoint są wyświetlane tak jak inne foldery programu Outlook.
• Jeśli użytkownik korzysta z programu Office InfoPath 2007, może projektować szablony formularzy zgodne z przeglądarką, publikować je w witrynie programu Office SharePoint Server 2007 i umożliwiać ich używanie w przeglądarce sieci Web.
• Jeśli użytkownik korzysta z programu Microsoft Office Excel 2007, może zapisywać arkusze w witrynie programu SharePoint, umożliwiając innym użytkownikom dostęp do nich za pomocą przeglądarki. Arkuszy tych można używać do obsługi i efektywnego udostępniania jednej centralnej, aktualnej wersji przy jednoczesnej ochronie wszelkich zastrzeżonych informacji osadzonych w arkuszach, na przykład modeli finansowych.
• W wielu programach pakietu Wersja pakietu Office 2007 istnieje możliwość aktualizowania właściwości dokumentu umieszczonego na serwerze za pomocą panelu informacji o dokumencie, który jest wyświetlany jako zestaw edytowalnych pól u góry dokumentu. W dokumencie programu Word może być na przykład wymagana edycja właściwości nazwiska autora, daty utworzenia i typu dokumentu. W znacznym stopniu ułatwia to znajdowanie dokumentów na serwerze. Dzięki temu można na przykład szybko odnaleźć wszystkie informacje prasowe, w których właściwość klienta pasuje do nazwy określonego klienta.
• W wielu programach pakietu Wersja pakietu Office 2007 można inicjować przepływy pracy, czyli zautomatyzowany obieg dokumentów lub elementów zgodnie z określoną kolejnością czynności albo zadań powiązanych z procesem biznesowym, a także uczestniczyć w przepływach pracy. Przepływy pracy służą do spójnego zarządzania typowymi procesami biznesowymi, takimi jak recenzowanie i zatwierdzanie dokumentów.

Tworzenie i gromadzenie informacji oraz zarządzanie nimi (w tym informacjami o członkach Organizacji)

Funkcje zarządzania zawartością w programie Office SharePoint Server 2007 można podzielić na dwie kategorie:

• Zarządzanie dokumentami
• Zarządzanie rekordami

Program Microsoft Windows SharePoint stanowi fundament dla różnych zadań zarządzania dokumentami takimi jak funkcje przechowywania wersji, funkcje metadanych opisowych, funkcje przepływu pracy, typy zawartości, funkcje inspekcji oraz oparte na rolach mechanizmy kontroli dostępu na poziomie bibliotek dokumentów, folderów i poszczególnych dokumentów.

Program Office SharePoint Server 2007 udostępnia możliwości tworzenia zawartości, przetwarzania dokumentów biznesowych, zarządzania zawartością sieci Web i jej publikowania, zarządzania rekordami i zasadami, a także obsługi publikowania w wielu językach.

Zarządzanie dokumentami

Od metod zarządzania dokumentami zależy cykl istnienia dokumentów w organizacji - sposób ich tworzenia, recenzowania i publikowania oraz uzyskiwania do nich dostępu. W każdym miejscu pracy występują określone wyzwania związane z zarządzaniem dokumentami. Dobrym przykładem jest cykl istnienia typowego dokumentu. Najpierw dokument jest tworzony, następnie zapisywany, następnie być może udostępniany innym użytkownikom, a następnie być może modyfikowany przez innych użytkowników. W miarę powstawiania nowych wersji konieczne jest ich śledzenie i organizowanie. W programie Office SharePoint Server 2007 organizacja może włączać odpowiednie zasady na każdym etapie cyklu istnienia dokumentów, używać scentralizowanych repozytoriów do przechowywania dokumentów, zarządzania nimi i uzyskiwania dostępu do nich, a także skutecznie śledzić dokumenty za pomocą etykiet i kodów kreskowych.

Program Office SharePoint Server 2007 udostępnia poniższe funkcje do obsługi zarządzania dokumentami.

Szablon witryny Centrum dokumentów
Szablon witryny Centrum dokumentów umożliwia organizacjom tworzenie obszernych witryn zarządzania dokumentami, które pozwalają na stosowanie scenariuszy zarządzania dokumentami o rozbudowanej strukturze. Domyślne ustawienia szablonu witryny Centrum dokumentów umożliwiają rygorystyczną kontrolę zawartości: przed edycją jest wymagane wyewidencjonowanie, są włączone wersje główne i pomocnicze, jest włączona obsługa wielu typów zawartości oraz jest włączona inspekcja w celu śledzenia zmian zawartości występujących wraz z upływem czasu.

Biblioteka zarządzania tłumaczeniami
Biblioteka zarządzania tłumaczeniami pomaga organizacjom w tworzeniu i przechowywaniu przetłumaczonych dokumentów oraz w zarządzaniu nimi, ponieważ udostępnia widoki i funkcje ułatwiające ręczny proces tłumaczenia dokumentów. Biblioteka ta zawiera dostosowany widok, w którym tłumaczenia są pogrupowane według dokumentów źródłowych, a także przepływ pracy Zarządzanie tłumaczeniami, który umożliwia zarządzanie ręcznym procesem tłumaczenia.

Struktura konwersji dokumentów
Program Office SharePoint Server 2007 udostępnia obsługę konwersji dokumentów z jednego formatu pliku na inny, która jest wykonywana po stronie serwera.

Integracja z programami klienckimi pakietu 2007 Microsoft Office System
Wiele funkcji zarządzania dokumentami dostępnych w programie Office SharePoint Server 2007 zostało znacznie rozszerzonych dzięki ścisłej integracji z programami klienckimi pakietu Wersja pakietu Office 2007. Z poziomu programów klienckich pakietu Office 2007 użytkownicy mogą wykonywać następujące czynności:

• Uruchamiać i kończyć zadania przepływu pracy.
• Aktualizować właściwości dokumentów na serwerze za pomocą panelu informacji o dokumencie.
• Przeglądać na pasku komunikatów deklaracje zasad zarządzania informacjami dotyczące dokumentów na serwerze.
• Porównywać wersje dokumentów na serwerze w programie Microsoft Office Word.
• Wstawiać kody kreskowe lub etykiety do dokumentów na serwerze.

Zarządzanie rekordami

Zarządzanie rekordami to proces zbierania rekordów firmowych (czyli informacji uważanych za istotne dla historii, wiedzy i prawnej ochrony firmy), a także zarządzania nimi oraz ich usuwania w spójny i jednolity sposób zgodny z zasadami firmy. Kształt tych zasad zależy od rodzaju działalności organizacji, rodzajów ryzyka prawnego, z którymi organizacja się spotyka, a także przepisów i regulacji, którym podlega. W programie Office SharePoint Server 2007 wprowadzono nowy zestaw funkcji służących do tworzenia i obsługi zarządzania oficjalnymi rekordami organizacji.

Zasady zarządzania informacjami
Organizacje mogą w witrynach programu Office SharePoint Server 2007 definiować i stosować zasady zarządzania informacjami, aby wymuszać zgodność z firmowymi procesami biznesowymi lub przepisami rządowymi dotyczącymi zarządzania informacjami. Dzięki zasadom zarządzania informacjami administratorzy witryn lub menedżerowie list mogą kontrolować sposób zarządzania zawartością. Program Office SharePoint Server 2007 zawiera kilka wstępnie zdefiniowanych funkcji zasad, których organizacje mogą używać pojedynczo lub łącznie w celu zdefiniowania zasad zarządzania informacjami w swoich witrynach. Te funkcje zasad, które można zdefiniować dla całego zbioru witryn lub dla określonej listy, biblioteki albo typu zawartości, są następujące: Inspekcja, Kody kreskowe, Etykiety, Konwersja formularzy w celu archiwizacji i Wygaśnięcie. Dodatkowo organizacje mogą opracowywać niestandardowe zasady zarządzania informacjami.

Szablon witryny Centrum rekordów
Szablon witryny Centrum rekordów dostępny w programie Office SharePoint Server 2007 ma za zadanie pomóc organizacjom w implementacji programów zarządzania rekordami i przechowywania rekordów. Ten szablon witryny rozszerza standardowe funkcje programu Office SharePoint Server 2007 dzięki dodatkowym funkcjom zarządzania rekordami, które dają następujące możliwości:

• Funkcje skarbca
  Szablon witryny Centrum rekordów zawiera kilka funkcji, które zapewniają integralność przechowywanych rekordów. Rekordy nie są nigdy modyfikowane automatycznie przez system, co oznacza, że rekordy przekazane do witryny i później pobrane zawsze będą identyczne. Domyślne ustawienia witryny Centrum rekordów zapobiegają także bezpośredniemu naruszaniu rekordów dzięki przechowywaniu wersji wszelkich zmian wprowadzanych w zawartości dokumentów oraz prowadzeniu inspekcji typów zmian. Menedżerowie rekordów mogą dodawać i modyfikować metadane w elementach niezależnie od metadanych rekordu. Ponadto są przechowywane wersje zmian metadanych.
• Rozsyłanie rekordów
  Organizacje mogą zdefiniować listę Rozsyłanie rekordów, aby rekordy przesłane do Centrum rekordów były automatycznie rozsyłane do odpowiednich bibliotek.
• Wymuszanie zasad zarządzania informacjami
  Funkcje zasad Inspekcja, Wygaśnięcie i Kody kreskowe zawarte w programie Office SharePoint Server 2007 przydają się w zarządzaniu rekordami.
• Blokada
  Program Office SharePoint Server 2007 umożliwia zarządzanie procesem ujawniania dowodów prawnych, dając organizacjom możliwość blokowania rekordów. Rekordy będące przedmiotem procesu sądowego lub postępowania przygotowawczego można dodać do listy blokady, powodując w odniesieniu do tych rekordów zawieszenie zasad zarządzania rekordami i wygasania. Element może jednocześnie znajdować się w kilku blokadach.
• Interfejs zbierania rekordów
  Osoby i zautomatyzowane systemy mogą łatwo przesyłać zawartość do witryny Centrum rekordów, nawet jeśli nie mają dostępu lub uprawnień do żadnej zawartości witryny. Zawartość może być przesyłana za pośrednictwem usługi sieci Web przy użyciu protokołu SOAP lub pocztą e-mail przy użyciu protokołu SMTP.

Integracja z programem Microsoft Exchange 2007
Program Office SharePoint Server 2007 jest ściśle zintegrowany z programem Exchange 2007. Dzięki tej integracji organizacje mogą tworzyć w programie Exchange zarządzane foldery poczty e-mail i uwidaczniać je użytkownikom w programie Office Outlook 2007. Organizacje mogą dla tych folderów definiować zasady zarządzania informacjami, określające na przykład okres przechowywania lub przydział. Ponadto za pomocą tych folderów użytkownicy mogą wysyłać pocztę e-mail do witryny Centrum rekordów zaimplementowanej w programie Office SharePoint Server 2007. Rekordy poczty e-mail można przeciągać i upuszczać ze skrzynki odbiorczej do odpowiedniego zarządzanego folderu poczty e-mail.

Zwiększanie efektywności pracy członków Organizacji

Korzystając z poniższych funkcji programu Office SharePoint Server 2007, można łączyć się z osobami z organizacji, które dysponują odpowiednimi umiejętnościami, wiedzą i doświadczeniem w realizacji projektów.

Moja witryna
Moja witryna to osobista witryna stanowiąca scentralizowaną lokalizację do przechowywania zawartości, łączy i kontaktów. Jest ona również punktem kontaktu dla innych użytkowników, którzy mogą uzyskać informacje o twórcy tej witryny, oraz dla dostawców zawartości, którzy mogą mu udostępniać zawartość. Funkcja Moje witryny zapewnia osobną witrynę dla każdego użytkownika, którą sam użytkownik lub inna osoba w jego imieniu może personalizować. Każda witryna może być używana do kontrolowanego przechowywania, przedstawiania oraz wyświetlania zawartości, informacji i aplikacji, a także zarządzania nimi. Każda witryna może być także używana do przedstawiania informacji o użytkowniku, na przykład o jego umiejętnościach i rolach, współpracownikach i menedżerach, grupach i listach dystrybucyjnych, do których użytkownik należy, oraz o dokumentach, nad którymi pracuje. Ponadto każda witryna zawiera rygorystyczne mechanizmy kontroli prywatności i zabezpieczeń, dzięki czemu każdy użytkownik może decydować, kto i w jakim zakresie ma mieć możliwość wyświetlania jego informacji. Dla każdego użytkownika programu Office SharePoint Server 2007 jest dostępna osobna witryna typu Moja witryna. Poniżej przedstawiono listę korzyści wynikających ze stosowania tego rodzaju witryny.

• Stanowi ona scentralizowaną lokalizację do wyświetlana wszystkich dokumentów, zadań, łączy, kalendarza programu Microsoft Office Outlook, danych współpracowników i innych informacji osobistych, a także do zarządzania nimi.
• Wyświetlając publiczną stronę danego użytkownika, inni użytkownicy programu SharePoint mogą dowiedzieć się, w jaki sposób można się z nim skontaktować, a także mogą poznać jego doświadczenie i bieżące projekty.
• Analizując profil użytkownika, na przykład jego stanowisko, dział lub zainteresowania, dostawcy zawartości mogą umieszczać w jego witrynie przydatne informacje.
• Pozwala to administratorom udostępniać spersonalizowane witryny sieci Web i składniki Web Part.

Odbieranie aktualizacji list i bibliotek przy użyciu technologii RSS
Listy i biblioteki korzystają z technologii RSS (Really Simple Syndication), dzięki czemu członkowie grupy roboczej mogą automatycznie odbierać aktualizacje. Technologia RSS umożliwia odbieranie i wyświetlanie aktualizacji ze źródeł danych, obejmujących wiadomości, blogi i inne interesujące elementy w skonsolidowanej lokalizacji.

Uzyskiwanie mobilnego dostępu do zawartości
Portale, witryny zespołu i listy można wyświetlać na urządzeniu przenośnym, co ułatwia śledzenie na bieżąco projektów i zadań zespołu podczas podróży. Listy są na przykład wyświetlane w telefonach (lub innych urządzeniach telekomunikacyjnych obsługujących standardy międzynarodowe) w uproszczonym formacie tekstowym i zawierają łącza umożliwiające przeglądanie zawartości poszczególnych stron. Użytkownik może również otrzymywać alerty informujące o aktualizacji list.

Wysyłanie poczty e-mail do programu Office SharePoint Server 2007
Za pomocą poczty e-mail można uczestniczyć w dyskusjach, spotkaniach i pracy nad dokumentami w witrynie programu Office SharePoint Server 2007. Podobnie jak przy wysyłaniu poczty e-mail do zespołu w celu omówienia zadań i projektów, można wysłać pocztę e-mail do witryny programu Office SharePoint Server 2007 lub na określoną listę albo do wybranej biblioteki. Pocztę e-mail wysyłaną do witryny lub na listę można archiwizować, co ułatwia członkom zespołu śledzenie dyskusji w witrynie bez konieczności wyszukiwania wiadomości w zapełnionych skrzynkach odbiorczych.

Zarządzanie dokumentami i listami niektórych typów w trybie offline
Ważne materiały potrzebne do pracy można zabrać ze sobą w każde miejsce. Niektóre programy poczty e-mail zgodne z programem Office SharePoint Server 2007, na przykład Microsoft Office Outlook 2007, pozwalają na pracę w trybie offline z plikami zawartymi w bibliotece oraz z elementami znajdującymi się na listach następujących typów: kalendarze, kontakty, zadania i dyskusje. Po powrocie do trybu online można zaktualizować pliki na serwerze. Elementy list są aktualizowane automatycznie.

Kontrola dostępu do informacji

Mechanizmy kontroli prywatności
Za pomocą ustawień prywatności dotyczących publicznej zawartości witryny typu Moja witryna, w programie Office SharePoint Server 2007 można włączyć wyświetlanie informacji tylko określonym osobom odwiedzającym tę witrynę. Stosując grupy prywatne, można określić osoby upoważnione do wyświetlania niektórych informacji osobistych umieszczonych na stronie głównej witryny Moja witryna. Jest to przydatne rozwiązanie, gdy użytkownik chce udostępnić dane osobowe takie jak numer telefonu komórkowego tylko własnej grupie roboczej i menedżerowi. Osoby mogące wyświetlać zawartość dzielą się na pięć kategorii - Wszyscy, Moi współpracownicy, Moja grupa robocza, Mój menedżer i Tylko ja.

Odbiorcy docelowi
Za pomocą funkcji odbiorców docelowych można udostępniać określonym grupom osób zawartość taką jak elementy list lub bibliotek, łącza nawigacji i całe składniki Web Part. Jest to przydatne rozwiązanie, gdy użytkownik chce przedstawić informacje interesujące tylko określoną grupę osób. Do portalu działu prawnego można na przykład dodać składnik Web Part, który zawiera listę umów widoczną tylko dla tego działu. Każdy element na liście lub w bibliotece programu SharePoint można skierować do określonych odbiorców, stosując w tym celu składnik Web Part kwerendy zawartości. Składnik Web Part każdego innego typu oraz jego zawartość również mogą być skierowane do określonych grup odbiorców. Ponadto do grup odbiorców można kierować łącza nawigacji witryny. Upraszcza to korzystanie z witryny, ponieważ użytkownik widzi tylko łącza nawigacji, które go dotyczą.

Zarządzanie prawami do informacji (IRM)
W programie Office SharePoint Server 2007 za pomocą usługi IRM organizacje mogą ograniczyć liczbę czynności wykonywanych przez użytkowników w plikach pobranych z list lub bibliotek programu SharePoint. Usługa IRM zapewnia szyfrowanie pobieranych plików oraz ograniczanie liczby użytkowników i programów mających prawo do odszyfrowywania tych plików. Za pomocą usługi IRM można też ograniczyć prawa użytkowników, którym wolno odczytywać pliki, aby uniemożliwić im wykonywanie czynności takich jak drukowanie kopii plików lub kopiowanie tekstu z plików.

Praca grupowa i wymiana informacji

Korzystając z poniższych funkcji programu Office SharePoint Server 2007, można współpracować wydajniej i efektywniej z innymi osobami w tej samej organizacji.

Współpraca lub zarządzanie spotkaniami za pomocą szablonów witryn
Tworząc nową witrynę programu Office SharePoint Server 2007, można zacząć od wybrania jednego z kilku różnych rodzajów szablonów witryn służących do współpracy z innymi osobami i zarządzania spotkaniami. Na przykład szablony witryn z grupy Współpraca ułatwiają zespołom w organizacji współpracę w ramach projektów i nad dokumentami. Korzystając na przykład z szablonu witryny Obszar roboczy dokumentu, można współpracować z innymi osobami nad dokumentem lub zestawem dokumentów. Szablony witryn z grupy Spotkania ułatwiają zespołom w organizacji zarządzanie różnego rodzaju spotkaniami. Szablony z tej grupy umożliwiają obsługę rozmaitych spotkań - od podstawowych, przez organizowane w celu podjęcia decyzji, po towarzyskie.

Udostępnianie dokumentów, kontaktów, zadań i kalendarzy
Kalendarz programu Office SharePoint Server 2007 można synchronizować z programem Outlook. Można wprowadzać wydarzenia całodzienne i określać więcej typów wydarzeń powtarzanych, czyli cyklicznych. Projekty zespołu można śledzić bardziej efektywnie przy użyciu graficznych widoków dnia i miesiąca.

Łatwe prowadzenie burz mózgów za pomocą witryn typu wiki
Witryna typu wiki umożliwia prowadzenie burz mózgów w celu opracowania nowych pomysłów, współpracę nad projektami zespołowymi, tworzenie encyklopedii wiedzy lub zwykłe gromadzenie rutynowych informacji w łatwym do tworzenia i modyfikowania formacie. Członkowie zespołu mogą współtworzyć strony typu wiki za pośrednictwem przeglądarek - nie potrzebują edytora tekstów ani specjalistycznej wiedzy technicznej.

Dzielenie się pomysłami przy użyciu blogów
Blog, nazywany także dziennikiem sieci Web, składa się z krótkich, często dodawanych ogłoszeń. Najnowsze ogłoszenia są wyświetlane na początku. Dzięki programowi Office SharePoint Server 2007 utworzenie lub dostosowanie blogu, opublikowanie ogłoszenia w blogu oraz zasubskrybowanie aktualizacji blogu wymaga zaledwie kilku kliknięć. Można włączyć akceptowanie komentarzy przez blog lub wyłączyć komentarze. Możliwe zastosowania blogu to na przykład dziennik kierownika, w którym dzieli się on swoimi przemyśleniami i wizją, wspólnota służąca budowie relacji z klientami lub nieformalna witryna, w której zespoły mogą dzielić się najnowszymi wiadomościami i poradami.

Zarządzanie projektami
Można utworzyć listę Zadania projektu zawierającą wykres Gantta. Wykres ten stanowi swego rodzaju graficzną reprezentację zadań projektu, która może służyć do monitorowania dat i postępu zadań zespołu.

Obecność i dostępność
Niemal zawsze wtedy, gdy w programie Office SharePoint Server 2007 pojawia się imię i nazwisko osoby, wyświetlana jest ikona tagu inteligentnego obecności w czasie rzeczywistym. Wskazuje ona, czy dana osoba jest w trybie online i czy może uczestniczyć w rozmowie telefonicznej, audiokonferencji, wymianie wiadomości błyskawicznych lub dwukierunkowej konwersacji wideo.

Wyszukiwanie informacji

Funkcje sieci społecznej
Użytkownik może nie tylko udostępniać informacje innym osobom z organizacji za pośrednictwem własnej publicznej strony głównej, ale również znajdować inne osoby i łączyć się z nimi przy użyciu publicznych stron głównych ich witryn typu Moja witryna. Gdy w witrynie portalu pojawi się nazwa użytkownika, można ją kliknąć, aby wyświetlić witrynę typu Moja witryna tej osoby. Można przeglądać informacje o członkostwie w witrynach i na listach dystrybucyjnych, listy, łącza do witryn, informacje o osobach i dokumenty, które mogą okazać się pomocne w pracy. Użytkownik może również sprawdzić cechy wspólne, które łączą go z daną osobą.

Celem wyszukiwania jest przede wszystkim znalezienie właściwych informacji lub właściwej osoby. Ta sekcja zawiera omówienie funkcji programu Office SharePoint Server 2007 związanych z wyszukiwaniem, takich jak możliwość znajdowania osób o doświadczeniu potrzebnym użytkownikowi do wykonywania określonych zadań.

Centrum wyszukiwania
Centrum wyszukiwania to witryna, która stanowi centralną lokalizację do inicjowania kwerend i przeglądania wyników wyszukiwania. Jeśli użytkownik doda informacje o sobie do strony Moja witryna, inne osoby z organizacji za pomocą Centrum wyszukiwania mogą zlokalizować użytkownika, informacje na temat jego projektów oraz jego znajomych. Program Office SharePoint Server 2007 zawiera następujące szablony witryn do tworzenia Centrum wyszukiwania:

• Centrum wyszukiwania
  Wybierając ten szablon witryny, można utworzyć witrynę udostępniającą funkcje wyszukiwania. Na środku głównej strony powitalnej znajduje się proste pole wyszukiwania. Witryna zawiera stronę wyników wyszukiwania i stronę wyszukiwania zaawansowanego.
• Centrum wyszukiwania z kartami
  Wybierając ten szablon witryny, można utworzyć witrynę udostępniającą funkcje wyszukiwania. Na środku głównej strony powitalnej znajduje się proste pole wyszukiwania. Witryna zawiera dwie karty: jedną do wyszukiwania ogólnego i drugą do wyszukiwania informacji oraz osób. Można dodawać i dostosowywać karty, aby skoncentrować się na innych zakresach wyszukiwania lub typach wyników.

Znajdowanie dokumentów w intranecie
Można wyszukiwać dokumenty zawierające określony wyraz lub frazę, napisane w określonym języku, utworzone w określonej aplikacji lub mające określone właściwości. Program Office SharePoint Server 2007 zawiera także przydatne funkcje, które umożliwiają zawężenie zakresu wyszukiwania. Można na przykład wyszukać tylko dokumenty, które zawierają dokładną frazę "społeczność międzynarodowa" i są napisane po hiszpańsku lub po japońsku.

Znajdowanie osób w intranecie
Znalezienie właściwej osoby może mieć krytyczne znaczenie, gdy konieczne jest szybkie wykonanie zadania. Osoby można wyszukiwać według imion i nazwisk lub przy użyciu szczegółów profilów, takich jak umiejętności, bieżące projekty lub stanowisko. Ponadto można wyszukiwać osoby w aplikacjach dla przedsiębiorstw używanych przez organizację, takich jak SAP, Siebel i dostosowane bazy danych.

Znajdowanie danych biznesowych w aplikacjach SAP, Siebel i innych aplikacjach dla przedsiębiorstw
Funkcje wyszukiwania dostępne w programie Office SharePoint Server 2007 mogą pomóc w wyszukiwaniu informacji w aplikacjach dla przedsiębiorstw używanych przez organizację. Takie aplikacje dla przedsiębiorstw są specjalnymi programami biznesowymi do wykonywania zadań związanych między innymi z księgowością, śledzeniem zapasów i zarządzaniem łańcuchami dostaw. Mogą to być aplikacje SAP, Siebel oraz niestandardowe bazy danych utworzone dla organizacji.

Zarządzanie zawartością intranetu, ekstranetu oraz witryn internetowych Organizacji

Zarządzanie zawartością sieci Web

Program Office SharePoint Server 2007 zawiera wiele funkcji, które przydają się w projektowaniu i wdrażaniu intranetowych portali przedsiębiorstwa, firmowych witryn sieci Web i witryn portali działów, a także w zarządzaniu nimi. Funkcje te umożliwiają terminowe opracowywanie oraz publikowanie zawartości sieci Web i w dłuższym okresie mogą zmniejszyć stałe i zmienne koszty zarządzania wieloma witrynami.

Strony sieci Web oparte na szablonach
Przy użyciu funkcji zarządzania zawartością sieci Web dostępnych w programie Office SharePoint Server 2007 można tworzyć i edytować strony sieci Web oparte na szablonach oraz zarządzać nimi. W tym celu tworzy się układy stron, tym samym kształtując "szablony" własnych stron sieci Web, którymi można zarządzać - zarówno w odniesieniu do autorów i sposobu tworzenia zawartości, jak i czytelników i sposobu wyświetlania zawartości.

Szablony witryn publikowania
Tworząc nową witrynę programu Office SharePoint Server 2007, można na początku wybrać jeden z kilku różnych rodzajów szablonów witryn, w tym szablonów zgodnych z konkretnymi potrzebami organizacji w zakresie publikowania zawartości. Szablony witryn z grupy Publikowanie umożliwiają organizacjom projektowanie i wdrażanie intranetowych portali przedsiębiorstwa, firmowych witryn sieci Web i witryn portali działów, a także zarządzanie nimi. We wszystkich szablonach witryn z grupy Publikowanie są włączone funkcje publikowania, w tym pasek narzędzi do edycji stron, edytor zawartości i wyewidencjonowywanie.

• Witryna wiadomości
  Ten szablon witryny należy wybrać, aby utworzyć witrynę służącą do szybkiego i łatwego dostarczania artykułów z wiadomościami i łączy do takich artykułów. Szablon ten zawiera układy przykładowych stron wiadomości i archiwum do przechowywania starszych wiadomości. Charakteryzuje się także łatwym w użyciu układem dla czytelników i dostawców wiadomości. Ten szablon witryny zawiera również dwa składniki Web Part usprawniające dostarczanie wiadomości: Podgląd danych RSS i Ten tydzień w obrazach.
• Witryna publikowania z przepływem pracy
  Ten szablon witryny należy wybrać, aby utworzyć witrynę służącą do publikowania stron sieci Web zgodnie z harmonogramem za pomocą przepływów pracy zatwierdzania. Szablon ten zawiera biblioteki dokumentów i obrazów do przechowywania zasobów publikowania w sieci Web. Można na przykład utworzyć witrynę do wyświetlania artykułów technicznych, które przed opublikowaniem wymagają zrecenzowania przez ekspertów z odpowiedniej dziedziny.
• Portal współpracy
  Ten szablon witryny należy wybrać, aby utworzyć początkową hierarchię witryny przeznaczonej na intranetowy portal działu. Szablon ten zawiera stronę główną, witrynę wiadomości, katalog witryny i centrum wyszukiwania z kartami. Tego rodzaju witryna ma zwykle równie wielu współautorów co czytelników i służy do obsługiwania witryn zespołów. Szablon tego typu może okazać się pomocny, jeśli zachodzi potrzeba utworzenia portalu działu, w którym pracownicy mogliby współpracować oraz publikować dokumenty i strony sieci Web. Ten szablon witryny jest dostępny tylko w przypadku tworzenia zbioru witryn w obrębie administracji centralnej.
• Portal publikowania
  Ten szablon należy wybrać, aby utworzyć początkową hierarchię witryny połączonej z Internetem lub dużego portalu intranetowego. Tę witrynę można łatwo dostosować za pomocą charakterystycznych elementów marki. Szablon ten zawiera stronę główną, przykładową podwitrynę informacji prasowych, centrum wyszukiwania i stronę logowania. Tego rodzaju witryna ma zwykle znacznie więcej czytelników niż współautorów i służy do publikowania stron sieci Web przy użyciu przepływów pracy zatwierdzania. W witrynach utworzonych za pomocą tego szablonu można domyślnie tworzyć tylko podwitryny publikowania z przepływem pracy. Ten szablon witryny jest dostępny tylko w przypadku tworzenia zbioru witryn w obrębie administracji centralnej.

Kontekstowe tworzenie stron sieci Web
Strony sieci Web można tworzyć za pomocą edytora tekstu sformatowanego zawartego w programie Office SharePoint Server 2007. W trybie edycji tekstu zawartość strony można wpisywać i edytować na stronie za pomocą przeglądarki. W trybie edycji źródła HTML zawartość strony można wpisywać i edytować przy użyciu standardowego kodu HTML. Inne funkcje to:

• Funkcja umożliwiająca szybkie tworzenie, organizowanie i formatowanie łączy.
• Składnik Web Part umożliwiający rzutowanie zawartości z całej witryny.
• Możliwość sprawdzania pisowni w tworzonej zawartości.
• Możliwość zarządzania zawartością standardową, na przykład oświadczeniami o prawach autorskich, oraz edytowania jej w jednej lokalizacji.

Tworzenie zawartości za pomocą programów klienckich
Program Office SharePoint Server 2007 umożliwia także tworzenie stron sieci Web przez konwertowanie dokumentów utworzonych w innych programach. To rozwiązanie ma wiele zalet w zależności od programu, którego użyto do utworzenia oryginalnego dokumentu. Strony sieci Web do zbioru witryn można na przykład tworzyć przy użyciu dokumentów programu Office Word 2007. Zalety takiego podejścia są następujące:

• Szybsze tworzenie
  Ważne dokumenty programu Office Word 2007 - na przykład oficjalne sprawozdania lub raporty o stanie - można przekształcać bezpośrednio na strony sieci Web, a nie tworzyć te dokumenty ponownie z myślą o wykorzystaniu w sieci Web.
• Praca w trybie offline
  Tworzenie strony sieci Web za pomocą programu Office Word 2007 daje swobodę pracy nad zawartością niezależnie od tego, czy użytkownik ma połączenie z Internetem.
• Bogatszy zestaw funkcji tworzenia
  Program Office Word 2007 udostępnia więcej funkcji edycji tekstów niż sam program Office SharePoint Server 2007.
• Elastyczność dokumentów
  Dokumentów programu Office Word 2007 można użyć również do innych celów. Można na przykład utworzyć w programie Word zapowiedź nowego produktu, a następnie rozpowszechnić tę zapowiedź we wiadomości e-mail lub w sieci Web.

Odmiany witryn
Odbiorcy witryn sieci Web mogą różnić się pod wieloma względami, takimi jak język, region geograficzny, urządzenie do przeglądania czy przynależność firmowa. Tworzenie i obsługa odmian witryny mogą być trudne i czasochłonne. W programie Office SharePoint Server 2007 dzięki funkcji odmian administratorzy witryn mogą uprościć proces zarządzania odmianami, utrzymując dostosowywane kopie zawartości witryny źródłowej w każdej witrynie docelowej. Ta funkcja szczególnie przydaje się w przypadku publikowania witryn wielojęzycznych. Można na przykład zidentyfikować witrynę źródłową (na przykład Informacje prasowe - język angielski) i wiele witryn docelowych (na przykład Informacje prasowe - język francuski, Informacje prasowe - język japoński), a program Office SharePoint Server 2007 będzie synchronizował witryny docelowe z witryną źródłową.

Nawigacja w witrynie
Program Office SharePoint Server 2007 zawiera funkcje, które ułatwiają tworzenie struktury nawigacyjnej witryny i zarządzanie nią.

Strona Zawartość i struktura witryny
Za pomocą strony Zawartość i struktura witryny można zarządzać zawartością i strukturą zbioru witryn programu SharePoint. W programie Office SharePoint Server 2007 nawigacja jest generowana dynamicznie na podstawie hierarchii zbioru witryn. To oznacza, że zmiana struktury witryny (na przykład przeniesienie podwitryny) jest odzwierciedlana w nawigacji witryny. Nowe miejsce wyświetlania elementu w nawigacji witryny odzwierciedla nową lokalizację odpowiedniej podwitryny. Czynności możliwe na tej stronie to nie tylko zmiana struktury witryny. Można zarządzać zawartością, wykonując inne czynności na listach i w elementach list. Można na przykład wyewidencjonowywać, publikować i kopiować elementy.

Aby interfejs strony Zawartość i struktura witryny był znajomy dla użytkownika, zaprojektowano go tak, aby przypominał Eksploratora Windows. Hierarchia zbioru witryn jest wyświetlana w widoku drzewa w okienku nawigacji umieszczonym w lewej części strony Zawartość i struktura witryny. W prawej części znajduje się lista elementów w okienku listy.

Automatyzacja procesów biznesowych

Procesy biznesowe są centralnym elementem każdej organizacji, a centralnym elementem każdego procesu biznesowego, takiego jak zatwierdzanie raportów z wydatków, są często formularze. Używając technologii Usługi formularzy programu InfoPath w programie Office SharePoint Server 2007, można projektować szablony formularzy zgodne z przeglądarką w programie InfoPath i umożliwiać ich używanie w witrynie Office SharePoint Server 2007. Aby wypełnić formularz, użytkownicy nie muszą mieć na komputerach zainstalowanego programu InfoPath ani nie muszą pobierać dodatkowej zawartości z sieci Web. Wystarczy im przeglądarka, na przykład Microsoft Internet Explorer, Apple Safari lub Mozilla Firefox.

Usługi formularzy programu InfoPath
Projektując szablony formularzy w programie Office InfoPath 2007 i wdrażając je w witrynie programu Office SharePoint Server 2007, można włączyć ustawienie umożliwiające wypełnianie formularzy za pomocą przeglądarki sieci Web. Jest to możliwe, ponieważ program Office SharePoint Server 2007 zawiera technologię Usługi formularzy programu InfoPath, która nie tylko umożliwia wdrażanie formularzy obsługiwanych w przeglądarce, ale również udostępnia centralną lokalizację do przechowywania szablonów formularzy organizacji i zarządzania nimi. Formularze umieszczone na serwerze są nazywane formularzami obsługiwanymi w przeglądarce.

Publikując szablon formularza w witrynie programu Office SharePoint Server 2007, można rozpowszechnić go nie tylko w firmowym intranecie, ale również w zewnętrznych witrynach sieci Web, takich jak witryny ekstranetowe lub firmowe witryny sieci Web. Umożliwia to zbieranie danych od klientów, partnerów, dostawców i innych podmiotów istotnych dla pomyślnej działalności firmy lub organizacji. Duża firma ubezpieczeniowa może na przykład opracować jeden szablon formularza obsługiwany w przeglądarce do zbierania i rozpatrywania roszczeń ubezpieczeniowych, a następnie wdrożyć ten szablon formularza w swoich witrynach w Internecie i intranecie. Jeśli klient tej firmy ubezpieczeniowej odwiedzi jej witrynę sieci Web, może wypełnić formularz roszczenia w swojej przeglądarce. Jeśli natomiast klient zadzwoni do firmy ubezpieczeniowej w celu zgłoszenia roszczenia, agent ubezpieczeniowy może wypełnić formularz roszczenia w programie InfoPath, uzyskując do niego dostęp w wewnętrznej witrynie służącej do zgłaszania roszczeń. Innym przykładem może być organ administracji publicznej, zbierający dane od obywateli przez zamieszczanie w swojej witrynie sieci Web szablonów formularzy obsługiwanych w przeglądarce.

Przepływy pracy
Przepływy pracy ułatwiają użytkownikom współpracę nad dokumentami i zarządzanie zadaniami projektów, implementując określone procesy biznesowe w dokumentach i elementach umieszczonych w witrynie programu Office SharePoint Server 2007. Przepływy pracy pomagają organizacjom utrzymywać spójne procesy biznesowe, a także zwiększają efektywność i produktywność dzięki zarządzaniu zadaniami i etapami występującymi w określonych procesach biznesowych. Program Office SharePoint Server 2007 zawiera kilka wstępnie zdefiniowanych przepływów pracy, które zaprojektowano z myślą o typowych sytuacjach biznesowych:

• Zatwierdzanie
  Ten przepływ pracy przesyła dokument lub element do grupy osób w celu zatwierdzenia.
• Zbieranie opinii
  Ten przepływ pracy przesyła dokument lub element do grupy osób w celu zebrania opinii.
• Zbieranie podpisów
  Ten przepływ pracy przesyła dokument pakietu Microsoft Office do grupy osób w celu zebrania ich podpisów cyfrowych.
• Zatwierdzanie usuwania zawartości
  Ten przepływ pracy, obsługujący procesy zarządzania rekordami, służy do zarządzania wygasaniem i przechowywaniem dokumentów, zezwalając uczestnikom na decydowanie o zachowaniu lub usunięciu wygasłych dokumentów.
• Trójstanowy
  Ten przepływ pracy umożliwia zarządzanie procesami biznesowymi organizacji, które wymagają śledzenia dużej liczby problemów lub elementów, na przykład problemów związanych z obsługą klienta, informacji o potencjalnych klientach lub zadań projektów.
• Zatwierdzanie grupowe
  Ten przepływ pracy udostępnia hierarchiczny schemat organizacyjny, z którego można wybierać osoby zatwierdzające, oraz umożliwia osobom zatwierdzającym korzystanie z formatu stempla, a nie podpisu. To rozwiązanie zostało zaprojektowane specjalnie z myślą o rynkach wschodnioazjatyckich.
• Zarządzanie tłumaczeniami
  Ten przepływ pracy umożliwia zarządzanie ręcznym procesem tłumaczenia dokumentów, tworząc kopie dokumentów do przetłumaczenia i przydzielając tłumaczom zadania tłumaczenia. Ten przepływ pracy jest dostępny tylko w przypadku bibliotek zarządzania dokumentami.

Rejestracja jednokrotna
Funkcja rejestracji jednokrotnej umożliwia korzystanie z różnych aplikacji wewnętrznych po jednorazowym wprowadzaniu nazwy i hasła. Służy ona do integrowania wewnętrznych systemów i aplikacji biznesowych, które wymagają osobnych baz danych poświadczeń. Usługi rejestracji jednokrotnej programu Office SharePoint Server 2007 umożliwiają korzystanie z niestandardowych dostawców poświadczeń, a także z dostawców poświadczeń typu plug-in innych firm.

Analiza biznesowa

Narzędzia umożliwiające dostęp do dużych ilości nieuporządkowanych danych na potrzeby analiz były dotąd dostępne tylko dla osób z wieloletnim doświadczeniem w zakresie magazynowania i wyszukiwania danych. Jedynie deweloperzy i konsultanci mieli dotychczas możliwość publikowania w sieci Web danych z wielu źródeł. Jednak obecnie przy użyciu nowych funkcji programu Office SharePoint Server 2007 pracownicy przetwarzający informacje mogą łączyć dane z wielu źródeł i publikować je w sieci Web.

W programie Office SharePoint Server 2007 można utworzyć łącza do aplikacji biznesowych, takich jak SAP, Siebel czy Microsoft SQL Server 2005, co pozwala łatwo publikować raporty, listy oraz kluczowe wskaźniki wydajności (KPI).

Opublikowanie raportów generowanych na podstawie danych z takiego systemu pozwala przedstawić dane strategiczne lub operacyjne osobom biorącym udział w procesie decyzyjnym. Przykładami raportów mogą być skoroszyty programu Microsoft Office Excel oraz raporty programów SQL Server Reporting Services i Microsoft Office Access. Na podstawie aktualnych i dokładnych raportów zarząd firmy oraz kadra kierownicza mogą podejmować bardziej świadome decyzje.

Centrum raportów
Podstawowym składnikiem nowych funkcji analiz biznesowych programu Office SharePoint Server 2007 jest Centrum raportów. Centrum raportów to witryna, która stanowi centralną lokalizację przechowywania raportów używanych przez daną grupę, niezależnie od tego, czy jest to pojedynczy zespół czy cała organizacja. Witryna Centrum raportów zawiera specjalne biblioteki dokumentów, w których są przechowywane raporty, listy i połączenia z zewnętrznymi źródłami danych. Ponadto umożliwia ona dostęp do szablonów stron i składników Web Part pomocnych podczas tworzenia stron i list z informacjami biznesowymi. W Centrum raportów użytkownicy mogą wyszukiwać elementy przy użyciu kategorii, wyświetlać kalendarz najbliższych raportów oraz subskrybować potrzebne raporty.

Usługi programu Excel
Usługi programu Excel umożliwiają zapisanie skoroszytu programu Excel na serwerze, a następnie opublikowanie dowolnej części tego skoroszytu na stronie sieci Web. Korzystając jedynie z przeglądarki, użytkownicy mogą wyświetlać dynamiczne dane oraz pracować z nimi. Skoroszyt jest publikowany na stronie sieci Web przy użyciu składnika Web Part o nazwie Excel Web Access (EWA).

Jedną z zalet publikowania skoroszytów w składniku Web Part jest to, że wszystkie obliczenia są przeprowadzane na serwerze. Dzięki temu reguły biznesowe zdefiniowane w skoroszycie nie są ujawniane. Kolejna zaleta polega na tym, że istnieje tylko jedna kopia skoroszytu i jest ona przechowywana w centralnym, bezpiecznym miejscu. Na stronie sieci Web można nadawać użytkownikom prawa "tylko do wyświetlania", aby ograniczyć dostęp do skoroszytu. W ten sposób można na przykład uniemożliwić użytkownikom otwieranie skoroszytu w programie Excel lub określić fragmenty skoroszytu, które będą mogli wyświetlać.

Program Usługi programu Excel to technologia serwerowa, która upraszcza użytkowanie, udostępnianie i zabezpieczanie skoroszytów programu Microsoft Office Excel 2007 jako interakcyjnych raportów oraz zarządzanie nimi w spójny sposób w całej organizacji. W skład usług programu Excel wchodzą trzy podstawowe elementy, które współdziałają ze sobą i razem tworzą ogólną strukturę usług programu Excel.

• Usługi obliczeniowe programu Excel (ECS) to kluczowy mechanizm usług programu Excel, który ładuje skoroszyt, wykonuje obliczenia z zachowaniem pełnej wierności wobec programu Microsoft Office Excel 2007, odświeża dane zewnętrzne i obsługuje sesje.
• Program Excel Web Access (EWA) to składnik Web Part, który wyświetla w przeglądarce skoroszyt programu Microsoft Office Excel oraz umożliwia interakcję z tym skoroszytem przez użycie języków DHTML (Dynamic Hierarchical Tag Markup Language) i JavaScript bez konieczności pobierania formantów ActiveX na komputer kliencki użytkownika. Ponadto może być łączony z innymi składnikami Web Part na pulpitach nawigacyjnych i innych stronach składników Web Part.
• Usługi sieci Web programu Excel (EWS) to usługa sieci Web obsługiwana przez program Microsoft Office SharePoint Services, która udostępnia deweloperom kilka metod służących jako interfejs programowania aplikacji (API) i umożliwiających tworzenie niestandardowych aplikacji na podstawie skoroszytu programu Excel.

Najpierw należy utworzyć skoroszyt przy użyciu programu Office Excel 2007, a następnie zapisać go w usługach programu Excel. Najkrócej mówiąc, program Office Excel 2007 jest narzędziem do tworzenia, a usługi programu Excel są narzędziem do raportowania.

Autor skoroszytu, którym często jest analityk biznesowy, za pomocą programu Office Excel 2007 tworzy skoroszyt oraz opcjonalnie określa nazwane elementy do wyświetlania i definiuje parametry. Następnie autor skoroszytu zapisuje skoroszyt w bibliotece dokumentów (lub w folderze sieciowym albo w folderze sieci Web) w usługach programu Excel, gdzie za zarządzanie skoroszytem i zabezpieczanie go odpowiada administrator programu SharePoint. Autor skoroszytu i inni użytkownicy mogą tworzyć raporty, strony składników Web Part i pulpity nawigacyjne analiz biznesowych, które używają tego skoroszytu. Wielu użytkowników biznesowych może uzyskać dostęp do skoroszytu, wyświetlając go w przeglądarce, a nawet odświeżać dane, jeśli skoroszyt jest połączony z zewnętrznym źródłem danych. Przy odpowiednich uprawnieniach użytkownicy biznesowi mogą również kopiować bieżący stan skoroszytu oraz dowolne interakcje, które zaszły podczas bieżącej sesji, na przykład sortowanie i filtrowanie, na komputer kliencki jako skoroszyt programu Excel lub jako migawkę skoroszytu w celu dalszej analizy.

Połączenia z zewnętrznymi źródłami danych
Oprócz korzystania z zewnętrznych źródeł danych w skoroszytach programu Excel można także używać danych z innych aplikacji biznesowych, takich jak SAP i Siebel, na listach i stronach oraz w składnikach Web Part programu SharePoint.

Połączenia systemowe są zwykle tworzone przez administratorów, którzy mogą zapisywać je w bibliotece połączeń danych w Centrum raportów. W ten sposób wszyscy użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia mają łatwy dostęp do centralnej puli połączeń i mogą ich ponownie używać. Oprócz tego połączenia danych można tworzyć i zapisywać w dowolnej części systemu Office SharePoint Server 2007.

Przy użyciu połączeń z zewnętrznymi źródłami danych można tworzyć strony sieci Web i listy programu SharePoint, które umożliwią użytkownikom posługiwanie się danymi ze źródeł zewnętrznych bez opuszczania strony programu SharePoint.

Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI)
Kluczowy wskaźnik wydajności (KPI) wizualnie przedstawia postęp w realizacji celu. Wskaźniki KPI mają duże znaczenie dla zespołów, menedżerów i firm, ponieważ pozwalają szybko ocenić postęp w realizacji mierzalnych celów. Przy użyciu wskaźników KPI programu SharePoint można łatwo przedstawić w wizualny sposób odpowiedzi na poniższe pytania:

• Na jakich obszarach praca postępuje szybciej lub wolniej, niż zakładano?
• O ile szybciej lub o ile wolniej postępuje praca?
• Jaka część pracy została wykonana?

Różne działy firmy mogą śledzić różnego rodzaju wskaźniki KPI, zależnie od celów, jakie chcą osiągnąć. Aby na przykład zwiększyć zadowolenie klientów, personel centrum obsługi telefonicznej może stawiać sobie za cel udzielenie odpowiedzi na określoną liczbę pytań w krótszym okresie. Natomiast dział sprzedaży może użyć wskaźników KPI do kontrolowania realizacji celów w zakresie wydajności, na przykład liczby nowych rozmów telefonicznych w sprawie sprzedaży, które zostały wykonane w ciągu miesiąca.

Wskaźniki KPI są tworzone przy użyciu list tych wskaźników, a następnie wyświetlane przy użyciu specjalnych składników Web Part dla wskaźników KPI. Listy wskaźników KPI można przechowywać w witrynie Centrum raportów lub w dowolnej innej witrynie programu Office SharePoint Server 2007, gdzie mogą być one ponownie używane przez wszystkie osoby, które mają odpowiednie prawa dostępu.

Pulpity nawigacyjne
Pulpit nawigacyjny to elastyczna strona, na której są wyświetlane dane pochodzące ze wskaźników KPI i skoroszytów programu Excel. Dział kadr może na przykład zaprojektować pulpit nawigacyjny, który umożliwi pracownikom wyświetlanie spersonalizowanych informacji, takich jak historia wynagrodzenia i świadczeń.

Dane biznesowe na listach
Informacje z aplikacji biznesowych takich jak SAP, Siebel i Microsoft SQL Server można łatwo integrować ze środowiskiem współpracy programu Office SharePoint Server 2007, dodając kolumnę z danymi biznesowymi do listy programu Office SharePoint Server 2007. W ten sposób uzyskuje się listę elementów, która jest kombinacją kolumn z programu Office SharePoint Server 2007 i z zewnętrznej aplikacji biznesowej. Jeśli na przykład użytkownik pracuje w firmie doradczej korzystającej z systemu CRM, może przechowywać dokumenty, takie jak propozycje, umowy i prezentacje, na listach programu SharePoint oraz kojarzyć te dokumenty z odpowiednim klientem w bazie danych systemu CRM. Pozwala to przechowywać całą dokumentację każdego klienta w jednym miejscu i łatwo przechodzić z wyświetlanych stron do rekordów klienta w aplikacji biznesowej.